Stadtentwicklung mit hanova

Seit mehr als 90 Jahren stellt hanova – mit einem Eigenbestand von rund 15.000 Wohnungen und Gewerbeobjekten mit einer Gewerbefläche von über 56.000 m² sowie 5.500 Parkplätzen – Wohnraum für breite Schichten der Bevölkerung der Stadt Hannover bereit. Als grösste Wohnungsbaugesellschaft am Ort prägt hanova die Stadtentwicklung nachhaltig. Vielfältige Dienstleistungen und Serviceangebote – von der Planung über den Bau bis zur Verwaltung – runden das Portfolio des Unternehmens ab.

Digitaler Fortschritt für Hannover

Um das Stadtbild Hannovers bestmöglich weiterzuentwickeln, legt hanova besonderen Wert auf eine kontinuierliche Optimierung und den Ausbau des eigenen Leistungsangebots. Die Digitalisierung der eigenen Geschäftsprozesse spielt hierbei eine essenzielle Rolle. Mit der Einführung einer ELO ECM-Basis wurde in weiser Voraussicht bereits in 2016 einer der Grundsteine für die Digitalisierung des Konzerns gelegt – zunächst als Archivsystem für die unterschiedlichsten Anwendungsbereiche.

Im Zuge eines ERP-Wechsels von Microsoft Dynamics NAV zu GAP immotion entschied sich das Unternehmen in 2020 für ein Business Reengineering. Getreu des Mottos „Fortschritt statt Stillstand“ leiteten Projektleiterin Jennifer Künnemann-Kröpcke und ihr Team hierbei die Reorganisation des eingesetzten ECM-Systems ELO sowie die Optimierung bestehender Workflows in die Wege, um einen kombinierten digitalen Wachstumsschritt zu erreichen.

Digitalisierung ausbauen – gemeinsam mit ACTIWARE

Von Anfang an dabei war ACTIWARE: „Ich finde es wichtig, dass IT-Lösungen und Digitalisierungspartner zur DNA des Unternehmens passen. Neben der tiefgreifenden Expertise ist es vor allem die Servicequalität, die uns in der Partnerschaft überzeugt“, kommentiert Jennifer Künnemann-Kröpcke die Zusammenarbeit mit ACTIWARE als Digitalisierungspartner.

Das seit 2016 genutzte System wurde auf Herz und Nieren geprüft, mit den ERP-Möglichkeiten und dem aktuellen ACTIWARE-Standard abgeglichen. Das Ergebnis: Das ELO-System konnte an vielen Stellen mit modernen Templates optimiert werden. „Für uns war es besonders wichtig, dass unser ELO ECM und das ERP GAP immotion optimal ineinander greifen. Hierfür haben wir den richtigen Digitalisierungspartner an der Seite. Besonders die Beratung von und mit dem Consulting von ACTIWARE hat uns hervorragend unterstützt“, erinnert sich Jennifer Künnemann-Kröpcke zufrieden.

Um das ELO ECM-System zeitnah auf den aktuellen Stand zu bringen, erfolgte die Umsetzung auf Basis eines bewährten Standard-Templates. Durch den Einsatz des sogenannten Solution Template Trades wurde ein modernes digitales Rückgrat bei hanova implementiert, das die wesentlichen Fachbereiche und deren Inhalte in einer Informationsorganisation miteinander verbindet. Dabei liefern vorkonfigurierte Integrationspunkte die Flexibilität, um schnell auf die individuelle Umgebung einzugehen.

Zwei Projekte auf einen Schlag: ECM-Reorganisation und ERP-Wechsel

Die Herausforderung beim gemeinsamen Projekt? Sowohl der ERP-Wechsel als auch die Reorganisation des Dokumentenmanagements wurden parallel durchgeführt. „Das ECM-Projekt ist sehr gut gelaufen. Dies lag vor allem an ausreichenden Testphasen. Innerhalb weniger Wochen konnten wir unseren ganzen Dokumentenbestand umziehen. Dabei war der Projektplan sportlich“, kommentiert Frau Künnemann-Kröpcke den Weg zur Lösung.

Von der Reorganisation zur ganzheitlichen Digitalisierung

Mit diesem neuen Schwung startete nach der Reorganisation der ELO-Basis der schrittweise Ausbau der Digitalisierungsplattform: „Wir haben nach dem ERP-Wechsel weitere Projekte mit ACTIWARE umgesetzt, wie z.B. die Einführung der Business Solution ELO Contract. Unser Ziel war es, dass das Vertragsmanagement in der gesamten Unternehmensgruppe genutzt wird. Wir sind gerade dabei Schritt für Schritt Bereiche unseres Vertragswesens an das System anzubinden“, kommentiert Jennifer Künnemann-Kröpcke die Optimierung des Vertragsmanagements bei hanova. Die Vertragsdokumente des Unternehmens werden so zentral und nachvollziehbar im ELO-System archiviert. Der ELO-Workflow sorgt dann für eine reibungslose Zusammenarbeit zwischen den Abteilungen.

Zusätzlich wurden zur Optimierung und Verkürzung von Freigabe-Workflows digitale Unterschriften eingeführt. Rund 210 Formularvorlagen – Tendenz steigend – müssen nun nicht mehr ausgedruckt, im Anschluss händisch unterschrieben und dann wieder eingescannt werden. Diese zeitraubenden, manuellen Tätigkeiten gehören zunehmend der Vergangenheit an: Der gesamte Prozess wird digital abgebildet.

Auch der Posteingang wurde weiter digitalisiert: Durch die Anbindung der Funktion Post-Office – als Teil des Solution Template Trades – erfolgte nun eine schnelle Basiszuordnung und Klassifikation von eingehenden Dokumenten. Auf diese Weise ermöglicht hanova weiteren Abteilungen, die nicht immer unmittelbar am Mietobjekt arbeiten, eine digitale Postzuordnung.

Individuelle Anbindung von Drittsystemen

„Unsere Erwartungshaltung an ACTIWARE ist hoch, weil wir bei hanova bereits von den zahlreichen Verknüpfungen mit ELO BLP und ELO BC (Sidebar) profitieren“, berichtet Jennifer Künnemann-Kröpcke. Doch weitere Anwendungen warteten bereits auf ihre Integration: Die Archivierung der Dokumente aus der Branchenanwendungen immo-office in ELO. „ACTIWARE hat uns hierzu die passenden Schnittstellen einfach konfiguriert. Die in immo-office generierten Dokumente werden automatisiert in ELO abgelegt“, freut sich Jennifer Künnemann-Kröpcke.

„ACTIWARE hat unsere Erwartungen an die Reorganisation und den weiteren Ausbau unseres ELO-Systems erfüllt“, bringt Jennifer Künnemann-Kröpcke zum Ausdruck. Weiterhin ergänzt sie: „Wir entwickeln das System gemeinsam mit ACTIWARE stetig weiter. Hier geht es nicht nur um grosse Projekte. Auch kleinere Anpassungen können schnell umgesetzt werden und eine grosse Wirkung haben. Ein aktuelles Beispiel: Wenn ich in einem Auftrag bin und diesen unterschreiben möchte, springt die Sidebar mit und man sieht direkt die archivierten Dokumente zum Auftrag in der Übersicht der Sidebar.“

Akzeptanz der eingesetzten Lösung

Nicht nur Frau Künnemann-Kröpcke und ihr Team sind von ELO begeistert, auch die Kolleginnen und Kollegen konnten in der Corona-Pandemie den Mehrwert besonders spüren: „Viele Mitarbeitenden mussten nicht zwangsläufig ins Büro, sondern konnten benötigte Dokumente mobil abrufen. Das war nochmal ein grosser Push für die Akzeptanz“, kommentiert Jennifer Künnemann-Kröpcke die Reaktionen ihrer Kolleginnen und Kollegen. Ihr eigenes Fazit zu ELO: „Je mehr ich mich mit dem ELO-System beschäftige, desto mehr Digitalisierungschancen entdecke ich.“