Transparenz pur: ECM mit SharePoint, ELO und Microsoft Dynamics NAV

Die IBC SOLAR AG begann 1982 als ein Photovoltaik-Pionier der ersten Stunde. Heute ist die international expandierende Unternehmensgruppe mit rund 300 Mitarbeitern ein weltweit führender Spezialist für Photovoltaik-Anlagen, der Komplettlösungen zur Stromgewinnung aus Sonnenlicht bietet. IBC SOLAR erwirtschaftete 2008 einen Konzernumsatz von 800 Millionen Euro.

Innovation und Wachstum mit einem passgenauen Informationsmanagement

Das erfolgreich expandierende Unternehmen mit Stammsitz in Bad Staffelstein agiert inzwischen mit sieben internationalen Tochtergesellschaften in Spanien, Griechenland, den Niederlanden, Frankreich, Italien Malaysia und den USA sowie mit einer Repräsentanz in Tschechien. Im Zuge dieses Wachstums galt es, das Informationsmanagement für die Gesamtunternehmensgruppe auf eine fundierte Basis zu stellen und so eine transparente Kommunikationsplattform für IBC SOLAR aufzubauen.

Mit diesem Ziel startete Marcus Band, Abteilungsleiter IT Services bei IBC SOLAR, gemeinsam mit ACTIWARE im Oktober 2007 ein Projekt, um das gruppenweite Informationsmanagement auf eine neue Ebene zu heben. „ACTIWARE hat uns als Partner für dieses Projekt in zweierlei Hinsicht überzeugt. Zum einen bietet ACTIWARE die passenden Software-Lösungen für unsere Herausforderungen. Zum anderen bringt das Beraterteam die erforderliche inhaltliche bzw. betriebswirtschaftliche Kompetenz ebenso mit wie das anwendungsübergreifende IT-technische Know-how“, berichtet Marcus Band.

Intranet und Dokumentenmanagement (DMS) verschmelzen

Das neue Enterprise Content Management (ECM) wurde bei IBC SOLAR mit dem Projekt zur Implementierung einer neuen gruppenweiten Intranet-Lösung verknüpft. Als Plattform setzt IBC SOLAR dabei umfassend auf Microsoft Office SharePoint Server 2007. Hier sind auf Basis der ELO SOA Architektur und der Erweiterungsmodule ELO4SharePoint die ECM-Funktionalitäten über Standard-Webparts vollintegriert nutzbar. Das Suchen über Baumstrukturen und per Suchmaske sowie das vollständige ad-hoc und regelbasierte Workflow-Management stehen direkt in Microsoft Office SharePoint Server für die rund 230 Anwender zur Verfügung.

„Auf der Basis von ELOenterprise und SharePoint haben wir jetzt ein umfassendes Informations- und Workflow-Management im Einsatz, mit welchem wir Informationen und Prozesse transparent und schlank abbilden und unterstützen können“, so der Leiter IT Services. Die internationalen Standorte werden dabei über Replikation und Online-Zugriff angebunden.

Schnelle und komfortable Integration unterschiedlicher Datenquellen

Das neue ECM-System fungiert als Herzstück für verschiedene Anwendungen und verbindet sie in einer zentralen Plattform. Die Verwaltung von und die Suche nach Dokumenten und Informationen können die Endanwender daher sehr einfach und intuitiv vornehmen. „Für das Produktmanagement ist dies beispielsweise ein enormer Vorteil. Denn sämtliche Produktdatenblätter und Zertifikate sind damit einfach und immer aktuell verfügbar“, schildert Marcus Band weiter. „Das gilt auch für unseren Online-Auftritt. Die Dokumente können dabei automatisiert abgeholt und aktualisiert werden.“

Dokumente aus Microsoft Office sowie gescannte Informationen werden mit Bezug zu Kunden, Projekten und Produkten abgelegt. Bilder aus dem Filesystem sind ebenfalls eingebunden und werden automatisch komprimiert. Eingehende Rechnungen werden automatisch über ELO verarbeitet und revisionssicher archiviert.

Mit Hilfe der Integrationslösung AWELOS: Business Template werden auf Basis von flexiblen Regelwerken, die u.a. die Dokumenten-Indexierung, Rechtevergabe und Strukturerstellung leisten, Dokumente und Belege automatisiert verarbeitet und archiviert. Marcus Band weiss dieses Lösungsmodul besonders zu schätzen: „Die Verarbeitungsregeln für Dokumente können wir über das grafische Designer-Modul in vielen Fällen selbst konfigurieren.“

Die einfache Ablage von Microsoft Dynamics NAV Belegen

Besonders komfortabel gestaltet sich die Anbindung von Dokumenten und Belegen aus der ERP-Lösung Microsoft Dynamics NAV. Auch hierfür wird AWELOS eingesetzt. Der AWELOS: Output Manager übernimmt die vollautomatische Verarbeitung von Druckausgaben aus dem ERP-System.

Für den Photovoltaik-Spezialisten bedeutet diese serviceorientierte Architektur ebenso wie die Verknüpfung von E-Mails mit Geschäftsprozessen einen deutlichen Vorteil im Tagesgeschäft. Kosteneinsparungen erzielt IBC SOLAR ausserdem durch den automatischen Versand von Ausgangsrechnungen per E-Mail. Dabei werden Rechnungen auf einfache Weise signiert, in ELO integriert und per Mail versendet. Das alles geschieht in einem durchgängigen Prozess.

Im Lager wird beim Arbeiten mit Packlisten und für die Handhabung von Rückläufern das zeitintensive Bearbeiten von Papierdokumenten stark vereinfacht. Fertig bearbeitete Packlisten und externe Belege werden einfach gescannt und über eine Barcodeerkennung dem entsprechenden Vorgang zugeordnet.

Prozesse und Workflows im ECM abbilden und optimieren

IBC SOLAR will die neue ECM-Lösung künftig noch intensiver nutzen und Workflows noch stärker integrieren. So können interne Prozesse und Abläufe deutlich optimiert und weitere Zeit- und Kosteneinsparungen realisiert werden. Aber auch für externe Partner wird die Lösung in naher Zukunft eingesetzt: über ein entsprechendes Extranet-Portal werden den Unternehmenspartnern gezielt Informationen für die spezifischen gemeinsamen Projekte bereitgestellt.

Ein Dokumentenmanagement (DMS) mit überzeugenden Vorteilen

Heute verfügt IBC SOLAR für die Zentrale in Deutschland und seine internationalen Tochtergesellschaften über ein umfassendes und rechtssicheres Dokumentenmanagement, das sich mit dem innovativen Unternehmen weiterentwickeln kann.

„Unser Ziel einer einheitlichen Informationsplattform für die IBC SOLAR-Gruppe haben wir voll erreicht“, bewertet Marcus Band den Erfolg des Projekts. „Nun wollen wir das Potential der neuen Lösung noch intensiver ausschöpfen und so unser Tagesgeschäft schneller, effizienter und produktiver gestalten.“