Das Unternehmen: internationaler Servicepartner für ULD-Management

Jettainer ist der führende internationale Servicepartner für ausgegliedertes ULD-Management. Unit Load Devices (kurz ULD) sind Paletten und Container, die verwendet werden, um Gepäck, Fracht und Post auf Flugzeuge zu laden. Das Unternehmen agiert weltweit von sieben verschiedenen Geschäftsstandorten aus. Wer die Luftfrachtbranche kennt, der weiss: Hier herrscht ein rasantes Tempo. Um bei internen Prozessen Zeit zu sparen und so besser und schneller auf Kundenbedürfnisse reagieren zu können, fasste Jettainer 2011 die Einführung eines ECM-Systems ins Auge.

Die Ausgangssituation: Vereinfachnung der Rechnungsprozesse

Ausschlaggebendes Kriterium für das ECM-System war eine Vereinfachung des Eingangsrechnungsprozesses bei Jettainer. Alle Rechnungen durchliefen einen Freigabeprozess in Papierform. Auf diesem Weg wurde die Bearbeitung verzögert und es musste zu viel Zeit auf die Suche nach Belegen verwendet werden. Zusätzlich zu einer Unterstützung des Rechnungsprozesses mittels Workflows, sollten alle Belege elektronisch revisionssicher archiviert werden.

Die Entscheidung: ECM-Suite ELOprofessional durch ACTIWARE realisiert

Nach Evaluierung verschiedener Anbieter für Enterprise Content Management (ECM), entschied sich Jettainer für die Einführung von der ELO ECM Suite ELOprofessional und dem ELO DocXtractor im Zusammenspiel mit der ACTIWARE-Lösung AWELOS. „Dokumente einscannen, in einem Archiv ablegen und wiederfinden sind Standardfunktionen jedes Dokumentenmanagementsystems (DMS)“, berichtet Dr. Gert Pfeifer, Projektleiter bei der Jettainer GmbH. „ACTIWARE bot uns darüber hinaus die Möglichkeit Workflows einfach grafisch aufzubauen und ein automatisiertes Eingangsrechnungsmanagement vollintegriert mit unserem ERP-System umzusetzen. Auch wichtig für die Entscheidung war eine spätere Erweiterbarkeit des Systems. Wenn dieses funktioniert, wollen wir weitere Bereiche wie beispielsweise unser Vertragswesen mit ELO organisieren“.

Die Umsetzung: ERP-Integration auf Basis von Stadards

Im Rahmen eines „Ist-Aufnahme-Workshops“ im September 2011 definierten Jettainer und ACTIWARE Ziele, die mit der Einführung des ECM-Systems erreicht werden sollten. Dr. Gert Pfeifer berichtet: „Wir haben im Vorfeld ein Pflichtenheft in Zusammenarbeit mit den Fachabteilungen erstellt. Nachdem wir aber die genauen Möglichkeiten der Software kennengelernt hatten, konnten wir unsere Anforderungen ganz anders und viel einfacher umsetzen als geplant.“

AWELOS von ACTIWARE ermöglicht eine Integration von ELOprofessional mit dem ERP-System Microsoft Dynamics NAV auf Basis von Standards. Die Druckdatenablage aus NAV funktioniert so sehr komfortabel, einfach und schnell. Auch die Dokumentenrecherche direkt aus NAV ist einzigartig leichtgängig. Die zentralen Regelwerke von AWELOS bieten darüber hinaus die kontextbezogene Verarbeitung und Archivierung von E-Mails, MS-Office-Dokumenten sowie Scanbelegen mit Daten aus NAV.

Als Lösung für das Eingangsrechnungsmanagement wurde das Modul DocXtractor eingeführt. Der DocX ermöglicht eine automatisierte Klassifizierung, Indizierung und Informationsextraktion eingehender Rechnungen. Dank vorgefertigter Konfigurationsmodelle erfolgte die Anpassung des DocX an die unternehmensspezifischen Anforderungen von Jettainer schnell und einfach. Die benötigten Workflows konnten mit einem Designer Modul ganz einfach grafisch aufgebaut werden.

Die Einrichtung des neuen ECM-Systems liess sich schnell realisieren, sodass bereits im Januar 2011 alle Mitarbeiter produktiv mit dem System arbeiteten.

Die Praxis: ELO ECM ermöglicht unkomplizierte Archivierung

Der Alltag bei Jettainer wurde durch den Einsatz von ELO, AWELOS und dem DocXtractor stark vereinfacht. Neben der unkomplizierten Archivierung von Dokumenten wie z.B. Lieferscheinen oder speziellen Zertifizierungsurkunden, profitiert besonders der Eingangsrechnungsprozess von einer deutlichen Verschlankung. Dr. Gert Pfeifer beschreibt den neuen Rechnungsprozess: „Nach Eingang einer Rechnung per EMail oder Brief wird diese mit dem DocX erfasst, verschlagwortet und in ELO archiviert. Danach startet automatisch ein Freigabeworkflow. Nach dessen Abschluss wird die Rechnung vom System kontiert und die entsprechenden Daten in unser ERP-System NAV exportiert.“

Konkret verbesserte sich auch der anschliessende Zahlungsprozess. Die in NAV generierte Zahlungsvorschlagsliste wird durch den Output Manager nach ELO exportiert und mit einem Freigabeworkflow versehen. Verträge inklusive deren Anhängen wurden bei Jettainer bisher in Papierform abgelegt. Mit Einführung von ELO digitalisierte man auch diesen Bereich. Vertragsfreigaben erfolgen nun über automatisierte Workflows. Alle Verträge bleiben dabei langfristig in ELO archiviert. Um Dokumente schnell und einfach im ELO-Archiv wieder zu finden, werden alle Dokumente volltextindiziert. Neben der indexbasierten Dokumentenrecherche besteht so auch die Möglichkeit einer wissensbasierten Suche. „Die Funktion der Volltextsuche halte ich für besonders nützlich“, so Dr. Gert Pfeifer. „Sie ermöglicht ein einfaches Wiederfinden von Dokumenten.“

Die Vorteile: Optimierung des Prozessmanagements

Jettainer hat durch den Einsatz von ELO und AWELOS ein grosses Mass an Transparenz gewonnen. Dr. Gert Pfeifer bestätigt dies: „Die Aufgaben sind anhand der Workflows klar definiert. Die Abstimmung mit dem jeweils zuständigen Mitarbeiter, was z.B. die Klärung von Fragen und Auflösung von kritischen Terminen anbelangt, ist stark vereinfacht.“

„Für uns ist es wichtig ein zeitgemässes Dokumenten- und Prozessmanagement zu betreiben, da in der Luftfahrtbranche schnelles Agieren ausschlaggebend ist. Genau diese Schnelligkeit haben wir gewonnen. Ausserdem arbeiten wir daran, dass alle unsere Lieferanten auf eine digitale Rechnungsstellung umstellen. Das beschleunigt den Prozess nochmals und spart Portokosten.“, fasst Dr. Gert Pfeifer zusammen.

„Die papierlose Rechnungsstellung und -bearbeitung hat auch einen Teil dazu beigetragen, dass wir das Unternehmen inklusive aller Standorte nach ISO 14001 zertifizieren lassen konnten. Da einige Kunden diese Zertifizierung verlangen, war das ECM-Projekt für uns sehr wichtig. Zudem ist es heute eine Imagefrage, Rechnungen digital abzuwickeln: Kunden & Lieferanten sind zufrieden, wenn die Prozesse schneller und umweltschonender ablaufen“, zieht Pfeifer ein Fazit.

Zukünftig will Jettainer das ECM-System auf weitere Bereiche im Unternehmen ausdehnen, um das Tagesgeschäft noch schneller, effizienter und produktiver zu gestalten. Beispielsweise sind die Anbindung weiterer Standorte im In- und Ausland und die weitere Automatisierung des Ausgangsrechnungsmanagements geplant.