Schweizer Gerüsteprofis

Als führende Dienstleisterin plant und realisiert die Roth Gerüste AG zertifizierte Lösungen nach höchstem Sicherheitsstandard in der Schweiz – von Wohnhäusern über Grossüberbauungen und Fassadengerüste bis zur Sicherung von Brücken. Mit 21 Niederlassungen und rund 700 Mitarbeitenden gewährleistet das Unternehmen seinen Auftraggebern eine schnelle und effiziente Abwicklung der gemeinsamen Projekte ganz nach ihren Wünschen. Getreu dem Unternehmensmotto „Wenn Schönes entsteht“ setzt die Roth Gerüste AG hierbei auf eine Kombination aus bau- und materialtechnischem Know-how, Sinn für Ästhetik und innovative Lösungen.

Vom Papier-Archiv zum digitalen Rechnungsmanagement

Um ihren Auftraggebern auch weiterhin innovativen und hochqualitativen Service bieten zu können, hat sich die Roth Gerüste AG dazu entschlossen, ihre Arbeitsprozesse zu digitalisieren und zu optimieren. Besonders die papierbasierte Verarbeitung eingehender Rechnungen sollte im Zuge dessen durch ein digitales Dokumentenmanagement inklusive automatisiertem Eingangsrechnungsmanagement ersetzt werden. „Bei 21 Niederlassungen wanderte eine Vielzahl an Rechnungen innerhalb der Niederlassungen händisch von Schreibtisch zu Schreibtisch. Mitunter kamen Rechnungen auch im Hauptquartier an, die wir dann an die entsprechende Niederlassung per Post versenden mussten – ein langsamer und umständlicher Prozess, der uns viel Zeit gekostet hat“, erinnert sich Alexander Lehmann, CFO der Roth Gerüste AG. Trotz interner Vorgaben kam es auch bei digital eingehenden Rechnungen immer wieder zu zeitaufwendigen manuellen Suchen: „Sie können sich vorstellen, dass die Ablage bei 150 aktiven PC-Usern nicht immer ganz so stattfand, wie man sich das vorstellt und dann war die Sucherei natürlich mühsam. Das war unser Grund, dass wir die Prozesse angehen wollten“, blickt Herr Lehmann auf die Entscheidung zur Prozessoptimierung zurück.

ACTIWARE Schweiz überzeugt mit ELO ECM

Auf der Suche nach einem geeigneten Dokumentenmanagement schaute sich die Roth Gerüste AG unterschiedliche Anbieter genauer an und verglich die angebotenen DMS-Lösungen mit ihrem eigens definierten Anforderungsprofil. Die Roth Gerüste AG konnte hierbei schnell die Vorteile der ELO ECM Suite für sich erkennen. „Besonders hat mich der schnelle und wirklich gut einsetzbare Viewer-Inhalt von ELO beeindruckt. Hierdurch können viele unterschiedliche Dokumentenformate aus einem System gelesen werden. Das ist nicht selbstverständlich und wird oft unterschätzt“, begründet Herr Lehmann seine Begeisterung für ELO. Neben der Benutzerfreundlichkeit der Lösung wurde auch der Kompatibilität mit dem ERP-System Microsoft Dynamics NAV höchste Priorität zugeschrieben.

Nahtlose Integration an Microsoft Dynamics NAV

ACTIWARE Schweiz konnte die Roth Gerüste AG nicht nur mit der ELO ECM Suite, sondern auch mit seiner Expertise in der nahtlosen Integration an Microsoft Dynamics NAV und weitere Drittsysteme, wie das Qualitätsmanagement in SharePoint, überzeugen. Hierbei wurde auf das sogenannte Solution Template Trade zurückgegriffen. Die Solution Templates von ACTIWARE Schweiz ermöglichen einen schnellen und kostensparenden Weg der Projektrealisierung auf Basis vorgefertigter Standards. Das Projektgeschäft der Roth Gerüste AG erforderte allerdings eine Individualisierung am Solution Template Trade: ACTIWARE Schweiz konfigurierte die Standards, sodass neben der Anbindung an das eingesetzte ERP-System Microsoft Dynamics NAV auch Projektdossiers problemlos angebunden werden konnten. Auf diese Weise wurde ein modernes digitales Rückgrat bei der Roth Gerüste AG implementiert, das dem Unternehmen einen ganzheitlichen Überblick über alle Dokumentenflüsse ermöglichte.

Optimierter Rechnungseingangsworkflow

Vom Eingang über die Erfassung und Prüfung bis hin zum Freigabeprozess von Rechnungen: Die gesamte Rechnungsverarbeitung wurde durch ACTIWARE Schweiz digitalisiert. Mit dem ELO DocXtractor und der ELO Business Solution Invoice werden eingehende Rechnungen und Belege automatisch bei der Roth Gerüste AG erfasst und per Workflow an die entsprechenden Bearbeiter in den Niederlassungen zur Rechnungsprüfung weitergeleitet. Mit ELO konnte die Roth Gerüste AG nicht nur die manuellen Bearbeitungszeiten und Prozesskosten signifikant senken, sondern auch die Auskunftsfähigkeit der Mitarbeitenden dank nachvollziehbarer Archivierung und einfacher Suchfunktionen optimieren: „Mit ELO hat sich der Rechnungseingangsworkflow stark verändert, es ist ein ganz anderer Prozess als vorher. Jetzt habe ich wirklich alle benötigten Dokumente zentral an einem Ort und finde abgelegte Belege sofort wieder. Wenn wir z.B. eine Abschlussbesprechung haben und eine Rückstellung für einen Fall besprechen, dann suche ich in ELO einfach nach dem bestimmten Vorfall, habe das Dokument vor mir und kann auf der Stelle Auskunft geben“, freut sich Alexander Lehmann.

Digitales Vertragsmanagement mit ELO Contract

Neben der erfolgreichen Digitalisierung des Eingangsrechnungsmanagements wurde auch das Vertragsmanagement mithilfe von ACTIWARE Schweiz optimiert. Mit der Business Solution ELO Contract wurde der gesamte Vertragslebenszyklus bei der Roth Gerüste AG digitalisiert – von der Erstellung über die Verwaltung und das Monitoring bis zur Archivierung. Das mitgelieferte Vertragsmanagement-Cockpit ermöglicht dem Unternehmen hierbei umfassende Controllingoptionen zur Überwachung seiner laufenden Verträge. Über die nützliche Kalenderansicht und individuell konfigurierbare Benachrichtigungsintervalle behält das Unternehmen wichtige Fälligkeitstermine stets im Blick. „Vorher mussten wir ordnerweiße Belege durchwühlen, mit ELO Contract können wir gesuchte Informationen zum Vertrag binnen kürzester Zeit finden. Besonders hilfreich beim Vertragsmanagement: Verträge werden automatisch verlängert, aber vorher bekomme ich eine automatische Benachrichtigung, ob ich dies unterbrechen möchte“, freut sich Alexander Lehmann über die Arbeitserleichterung im Vertragsmanagement.

Benutzerfreundlichkeit und Zeitersparnis sprechen für sich

„ELO hat unsere Erwartungen erfüllt. Die Möglichkeiten, die man darin auch langfristig sieht, sind extrem gross. Ich sehe da viel Potenzial für die Zukunft“, freut sich Alexander Lehmann. Besonders die intuitive Bedienbarkeit von ELO und die hiermit einhergehende Optimierung der Arbeitseffizienz überzeugen die Roth Gerüste AG: „Die User finden ELO super. ELO hat unglaublich viele Möglichkeiten. Das ist manchmal fast zu viel“, kommentiert Herrn Lehmann mit einem Augenzwinkern.

Durch die zentrale, regelbasierte Bereitstellung und Ablagestruktur müssen die Mitarbeitenden fortan keine zusätzliche Zeit für die manuelle Suche nach Dokumenten aufwenden. Alexander Lehmann erinnert sich zufrieden an die ersten Rückmeldungen seiner Kolleginnen und Kollegen: „Das habe ich jetzt wirklich schnell gefunden, das geht mit ELO viel einfacher. Man weiß ganz genau, an welcher Stelle sich ein bestimmtes Dokument befindet und was der Status zu diesem Dokument ist.“