Herstellung und Vertrieb von Sicherheitslösungen
Integration von ESoffice & Diamant, Office Dokumenten und Fremddateien in einer einzigen Applikation
ELOprofessional, ELO DocXtractor II, ELO XC, AWELOS: Business Template, AWELOS: Output Manager, AWELOS: Template ESoffice & Diamant, AWELOS: Barcode, Connect
„Es spricht für die Kundennähe und das Verständnis unserer Anforderungen, dass die Softwarefunktionalitäten im Basis-Produkt erweitert worden sind. Sicherlich werden noch andere Unternehmen von dieser Entscheidung profitieren“
Securiton ist Hersteller von anspruchsvollen Alarm- und Sicherheitssystemen mit Präzision und Zuverlässigkeit. Seit 1991 ist die "Securiton GmbH" in Deutschland mit Hauptsitz im badischen Achern vertreten.
Vom Problemlöser für spezielle Brandrisiken hat sich Securiton Deutschland zu einem Kompetenzzentrum für Brand- /Sonderbrandmeldesysteme, Einbruch-/Überfallmeldeanlagen, Sicherheitsleitsysteme sowie Video- und Zutrittskontrollanlagen entwickelt.
Heute steht den Kunden in Deutschland eine flächendeckende Vertriebs- und Technikorganisation mit acht Niederlassungen und sieben Geschäftsstellen zur Verfügung.
Die Konzeptionierung und Durchführung optimaler Sicherheitslösungen für den Kunden erfordert eine hohe Kompetenz und zuverlässige interne Abläufe bei Securiton. Um das effiziente und sichere Handling der internen Prozesse und Informationen zu gewährleisten, hatte das Unternehmen bereits ein Enterprise-Content-Management-System im Einsatz.
Das stetige Wachstum der Securiton GmbH zog jedoch bald eine steigende Prozess-Komplexität nach sich, sowie die Entscheidung, dass ein neues ECM-System benötigt wird.
Die Vorgabe war, eine Lösung zu finden, die eine ganzheitliche Prozessunterstützung mit Einbindung der insgesamt 14 Niederlassungen stemmt. Ein wichtiges Kriterium vorab betraf die saubere Übernahme der Alt-Daten aus dem bisher im Einsatz befindlichen Filenet-System in das neue ECM-System.
Im September 2008 schauten sich die Projektverantwortlichen der Securiton GmbH die Produkt-Lösungen führender ECMHersteller an.
Nach einem Referenzkundenbesuch beschloss das Unternehmen die Einführung von ELOenterprise mit ACTIWARE. „Es stellte sich sehr schnell heraus, dass ACTIWARE die Prozesse und das Business der Securiton GmbH versteht.
Der Referenzkundenbesuch hat uns schliesslich vollends überzeugt. Es hat sich gezeigt, dass die ELO-Technologie nicht nur in der Theorie viel verspricht, sondern dies auch in der Praxis hält.
Die Verarbeitung grosser Dokumentenmassen und die Abbildung komplexer Prozesse waren für uns die entscheidenden Faktoren für ELOenterprise“, erklärt Daniel Schneider, Projektleiter bei der Securiton GmbH, die Entscheidung für ELO.
Vor dem Startschuss im April 2009 erstellte Securiton gemeinsam mit ACTIWARE ein umfangreiches Projektkonzept. Ein essentielles Vorgehen wie auch der Leiter der Organisationsentwicklung der Securiton GmbH betont. „Das Unternehmen ECM brauchen, steht für uns ausser Frage. Die viel wichtigere Frage, die man sich als Unternehmer stellen muss ist, wie kann ich mein Geschäft mit dem ECM-System optimal unterstützen. Hierfür ist die Analyse der bestehenden Prozesse und eine Zieldefinition unerlässlich.“
Die Analyse der Ist-Situation der vorhandenen Strukturen und insbesondere der Dokumente zeigte, dass die Dokumente im Filenet-Archiv mit einer versionsabhängigen Verschlagwortung archiviert wurden, d.h. jede neue Dokumentenversion erhielt gleichzeitig eine neue Verschlagwortungsversion.
Die ELO Digital Office entschied als Hersteller ihr ECM-Produkt ebenfalls um eine versionsabhängige Verschlagwortung zu erweitern, um eine nahtlose Übernahme der Filenet-Daten ins ELO-Archiv zu gewährleisten.
„Es spricht für die Kundennähe und das Verständnis unserer Anforderungen, dass die Softwarefunktionalitäten im Basis-Produkt erweitert worden sind. Sicherlich werden noch andere Unternehmen von dieser Entscheidung profitieren“, ist Herr Schneider überzeugt.
Für Securiton war diese Funktion essentiell, denn im Archiv liegen beispielsweise Produktblätter, die nach einem bestimmten Produktentwicklungsstand recherchiert werden, der aus der Verschlagwortung hervorgeht.
Um die zentrale IT-Plattform zu komplementieren wurde parallel zur Übernahme der Altdaten ins neue Archiv die ECM-Lösung mit Hilfe der Integrationslösung AWELOS Schritt für Schritt ausgerollt.
Die Lösung ermöglicht die entsprechenden Regelwerke für alle Ablagetechnologien schnell und einfach über einen grafischen Designer zu konfigurieren.
Hierdurch ist unter anderem das ERP-System ESOffice des Herstellers ES 2000 nahtlos mit ELO verzahnt worden. Das komplexe Projektgeschäft ist bei Securiton das A und O und besonders hier zeigen sich die Stärken der ELO-Lösung. Auf der ECMPlattform bildet das Unternehmen sein komplettes Projektmanagement ab.
Im ECM-Archiv liegen die kompletten Kunden-, Lieferanten-, Einkaufs-, Verkaufs- oder Projektakten. Abteilungen wie der Einkauf oder der Verkauf haben ihre eigenen Archiv-Strukturen festgelegt. Alle relevanten Dokumente werden in ELO archiviert. Für die optimale Koordinierung der Unterlagen ins Archiv liefert AWELOS die entsprechend Regeln, und die Dokumente werden automatisch an die richtige Stelle archiviert.
Der Zugriff auf Dokumente und Informationen ist mit einem ausgefeilten Rechtesystem gesichert. Mitarbeiter finden jetzt vorgangsbezogen zu den jeweiligen Aufträgen z.B. die CAD-Pläne der Gebäude in ELO. Darüber hinaus lassen sich über einen konfigurierten Suchschlitz auf der Deskbar Informationen blitzschnell und komfortabel aufrufen.
Die Securiton hat eine automatische Eingangsrechnungsbearbeitung umgesetzt. Alle Rechnungen, die das Unternehmen erreichen, werden eingescannt, vom ELO DocXtractor erfasst und ausgewertet. Die Daten werden in der Folge an das Finanzbuchhaltungssystem Diamant und das ERPSystem ESoffice weitergegeben.
ACTIWARE hat für Securiton hier eine massgeschneiderte und sehr komfortable Kontierungsapplikation bereitgestellt. Die Ergebnisse aus dem DocXtractor werden in ELO gesammelt. Zur richtigen werden die vorhandenen Klassifizierungen genutzt.
Spezielle Felder für die Kontierung ermöglichen die automatische Buchung mittels Datenübergabe aus dem ECM an das ERP-System. Die komplexen Ablaufprozesse sind dabei über das spezialisierte User-Interface der Kontierungsanwendung für die Mitarbeiter ganz einfach abbildbar.“
Die Kontierungsapplikation spart sehr viel Zeit durch den Wegfall manueller Eingaben und eignet sich besonders für die Verarbeitung von Massendaten.
