Klebetechnik, Schleif- und Poliersysteme
Neukonfiguration der gesamten ECM-Lösung durch ACTIWARE
Nachhaltiges Betreuungskonzept
ELOprofessional, ELO Business Logic Provider
„Unterschiedliche Menschen mit unterschiedlichsten Kenntnisständen haben sich vor ACTIWARE an unserem ELO-System versucht. Das sollte uns nicht mehr passieren und deshalb haben wir einen ELO Business Partner gesucht, der nicht nur über Kompetenz verfügt, sondern auch ein grosses Consulting-Team im Rücken hat. Bei ACTIWARE fühlen wir uns gut aufgehoben.“
Die Anfänge der Seyffer GmbH gehen auf das Jahr 1948 zurück: Paul Kuhn gründete einen Handel mit Schnüren und Kordeln aus Hanferzeugnissen zur Paketierung.
Heute ist das mittelständische Familienunternehmen mit ca. 40 Mitarbeitern in Mannheim tätig. Als Premiumpartner von 3M und Spezialist für hochwertige Produkte aus den Bereichen Klebetechnik, Schleif- und Poliersysteme und Arbeitsschutz stellen Kundennähe, Produktqualität sowie kontinuierliche Weiterentwicklung des Leistungsspektrums feste Bestandteile ihrer Unternehmensphilosophie dar.
Die Vorteile einer Dokumentenmanagement-Lösung wusste das Unternehmen früh für sich zu nutzen. In 2008 entschied sich Peter Degenhartt, Projektverantwortlicher und IT-Leiter, für den Einsatz der ELO ECM Suite mit Integration in das ERP-System. „Je weniger manuelle Eingaben erforderlich sind, desto weniger Fehler gibt es in der Ablage von Dokumenten und desto höher ist die Wahrscheinlichkeit, dass wir Dokumente schnell wiederfinden“, erklärt er.
Die regelbasierte Verarbeitung von Dokumenten übernimmt der ELO Business Logic Provider (kurz: ELO BLP). Die Middleware agiert nicht nur als Bindeglied zwischen dem Warenwirtschaftssystem Microsoft Dynamics NAV und der ELO ECM Suite: „Alle Dokumente, die wir im ERP-System erstellen, werden vom ELO BLP indexiert und automatisch in der ELO ECM Suite - natürlich zum passenden Vorgang - abgelegt. Aber nicht nur Belege werden verarbeitet, auch gescannte Dokumente und Informationen, Emails und Dateien aus Office werden über ELO BLP richtig gespeichert und ganzheitlich verknüpft. Ganz gezielt und über die Volltext-Suche finden wir so alle Dokumente schnell wieder und sind unseren Kunden wie Lieferanten innerhalb kürzester Zeit auskunftsfähig“, beschreibt Peter Degenhartt die Arbeitsschritte. „Ohne ELO kommt es bei uns zum absoluten Stillstand: die Lösungen sind existenziell für unser Unternehmen!“
Der Anfang mit ELO ECM war allerdings mit Schwierigkeiten behaftet. Die Betreuungskonzepte und Kompetenzen verschiedener IT-Systemhäuser stellte die Seyffer GmbH nicht zufrieden. Im Jahr 2014 stand man vor der Frage wie es weitergehen könnte und fand in einem Auswahlprozess zu ACTIWARE: „Wir sind vorher mit der Betreuung nicht zurechtgekommen“, erinnert sich Peter Degenhartt, „unterschiedliche Menschen mit unterschiedlichsten Kenntnisständen haben sich an unserem ELO-System versucht. Das sollte uns nicht mehr passieren und deshalb haben wir einen ELO Business Partner gesucht, der nicht nur über Kompetenz verfügt, sondern auch ein grosses Consulting-Team im Rücken hat.“
Nach der Betreuungsübernahme wurde die gesamte ELO ECM-Umgebung sowie die ERP-Integration von ACTIWARE neu konfiguriert. Seither werden Peter Degenhartt und sein Team effizient, zielgerichtet und kompetent zu ihrer vollsten Zufriedenheit betreut.
Heute findet ein flächendeckender Einsatz der ECM-Lösungen bei der Seyffer GmbH statt. Ein Schwesterunternehmen soll bald nachziehen: „Dort gibt es eine ganze Menge an Dokumenten, die händisch verarbeitet werden. Mit dem Einsatz der ELO ECM Suite und der daraus resultierenden Prozessunterstützung haben wir dann auch dort die Möglichkeit, uns einfacher nach ISO9001 zertifizieren zu lassen“, erklärt Peter Degenhartt.
Die Seyffer GmbH legt bei der Einführung innovativer IT- Technologien besonderen Wert auf die Bedürfnisse und Akzeptanz der Mitarbeiter. Die durch ACTIWARE reorganisierte und nun kontinuierlich betreute ECM-Lösung überzeugt die Anwender des Unternehmens, insbesondere durch die Bedienungsfreundlichkeit.
Die positiven Effekte auf die persönliche Zufriedenheit und die Unternehmensergebnisse stehen ausser Frage: „Durch die Neukonfiguration unseres ELO-Systems sind wir deutlich wettbewerbsfähiger geworden. Dies äussert sich in einer verkürzten Reaktionszeit auf Kundenwünsche und -nachfragen. Wir müssen nicht mehr zusätzlich manuell nach benötigten Dokumenten und Informationen suchen. Das hat zu viel Zeit in Anspruch genommen. Wir können dank ACTIWARE direkte Antworten liefern, ohne lange Wartezeiten für unsere Kunden zu verursachen“, so Herr Degenhartt.
„Sämtliche Prozesse, Betriebsabläufe und Routinen, die mit dem Warengeschäft zusammenhängen“, freut sich Herr Degenhartt, „konnten gemeinsam mit ACTIWARE optimiert werden.“ Von der Kundenanfrage über die Angebotserstellung bis zum Lieferschein und zur Rechnung: Die Effizienz des gesamten kaufmännischen Prozesses wird durch den Einsatz der ECM-Lösung erheblich gesteigert.
